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Facturación electrónica: errores que podrían costarte caro. DIAN revela los 9 más frecuentes

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La DIAN llevó a cabo 5.662 inspecciones en diferentes negocios del país y reveló conductas inadecuadas que se han observado recientemente.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN ha detectado malas prácticas en los procesos de facturación electrónica de algunos comercios y personas en todo el país, y ha decidido brindar información útil sobre las malas prácticas encontradas en el marco de la «Campaña para la Facilitación del Cumplimiento de la Obligación Formal de Exigir y Expedir Factura Electrónica de Venta» realizada el pasado 16 de marzo.

La DIAN realizó un total de 5.662 visitas a establecimientos de comercio en todo el país, con el fin de verificar el cumplimiento de la obligación formal de exigir y expedir factura electrónica de venta, y durante el proceso se identificaron diversas malas prácticas que podrían poner en riesgo la legalidad y el buen funcionamiento del sistema de facturación electrónica.

De acuerdo con la DIAN, entre las malas prácticas detectadas se encuentran las siguientes nueve:

  • Se pregunta al comprador si quiere factura, cuando la obligación legal es expedirla y entregarla en todos los casos. Tenga en cuenta que la factura debe expedirse en el momento de la transacción, independientemente de si el comprador la solicita o no.
  • En el caso de Grandes Contribuyentes se encontró que, pese a estar obligados desde el pasado 1 de febrero a expedir la factura electrónica en lugar del tiquete del sistema POS, cuando la venta del bien o servicio supere las 5 UVT, esto es, $212.060 (año 2023) sin incluir impuestos, no están entregando la factura y los remiten a un aviso donde indican un correo electrónico para solicitarla.
  • Se solicita a los compradores requisitos inexistentes en el artículo 617 del Estatuto Tributario y en la resolución 00042 de 2020, como adjuntar RUT, copia cédula, certificados de cámara de comercio, entre otros, o indicar información diferente de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura electrónica.
  • El comprador debe ingresar a las páginas web y diligenciar y adjuntar información que no corresponde a exigencia de la normativa.
  • En otros casos, el comprador no recibe la factura electrónica y se le entrega un documento que no es factura, ni documento equivalente, es decir, que no se factura la compra y se le pide que ingrese a una plataforma para descargar la factura electrónica, caso en el cual no se cumple con la obligación de expedir la factura electrónica y entregarla al comprador. Lo anterior conlleva a una posible infracción de normas vigentes sobre la materia.
  • Otro escenario frecuente es que no se entrega la factura ni documento equivalente y se solicita al comprador que ingrese a “ventas al por mayor”, sin mayores indicaciones. Esto nos lleva a plantear algunos interrogantes: ¿Qué sucede si la persona no ingresa?, ¿se expedirá factura electrónica?
  • A pesar de encontrarse implementado un modelo de validación previa para la expedición de facturas electrónicas de venta, el servicio informático de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN responde en fracciones de segundo, los compradores reciben sus facturas horas o días después de la compra y en otras ocasiones no las reciben.
  • Los requisitos de la representación gráfica de la factura no cumplen con lo definido en la Resolución 00042 de 2020, pudiéndose mencionar por ejemplo el QR que es ilegible en la mayoría de los casos, o no se relaciona la información del fabricante del software (apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico)
  • No tienen claridad sobre las diferencias entre el sistema POS y el de Factura Electrónica de Venta -FEV.

Tome nota a estas malas prácticas frecuentes, para que no vuelva a cometer errores en el proceso de facturación.

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